Cách Khắc Phụ 5 Sự Cố Thường Gặp Khi Thuyết Trình

Ngay cả các diễn giả kinh nghiệm nhất cũng biết rằng một bài thuyết trình không phải lúc nào cũng tuân theo trình tự như mong muốn, vì nhiều lý do khác nhau. Trong quá trình diễn thuyết, có thể sẽ có ít nhiều sự cắt ngang hay gián đoạn. Chẳng hạn, một người nào đó ngắt lời bạn, thậm chí đưa ra những câu hỏi cắc cớ hoặc những nhận xét khó chịu về những gì bạn đang nói; hoặc cũng có thể do lỗi kỹ thuật của các thiết bị nghe nhìn mà bài thuyết trình bị gián đoạn…

Những việc ngoài dự tính có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Chúng làm đứt mạch suy nghĩ và sự tập trung của bạn, thậm chí còn khiến bạn mất bình tĩnh. Đó là lý do vì sao bạn cần chuẩn bị tình thần dể đối phó với những tình huống xấu nhất. Dưới đây là một vài vấn đề thường xảy ra có thể làm gián đoạn bài diễn văn của bạn, và cách giải quyết chúng.

Sự cố thứ nhất: Bỗng dung bạn quên sạch những gì cần nói và bị “đông cứng”..
Bài diễn thuyết của bạn đang rất trơn tru, mọi thứ đều suôn sẻ như bạn muốn, nhưng đột nhiên một vài tác nhân bên ngoài khiến bạn phân tâm. Đầu óc bạn tự dung trống rỗng. Im lặng và không biết phải nói gì tiếp theo. Mồ hôi bắt đầu túa ra. Khán ánh mắt ái ngại, có ánh mắt cảm thông, lại có ánh mắt tỏ vẻ khó chịu đối với bạn. Bạn sẽ làm gì trong hoàn cảnh này?

Việc không nên làm: đừng hoảng sợ hoặc bỏ chạy ra khỏi phòng.

Việc nên làm: Hít thở sâu, uống một ngụm nước, mỉm cời và nhìn vào những ghi chú của bạn. Hãy tìm ý chính của phần bạn đang đề cập đến, có thể bạn sẽ bắt kịp được đoạn bỏ lỡ. Sau đó bạn có thể nói: “Nào, chúng ta hãy trở lại với một nội dung vừa đề cập…”

Nếu có những ý nghĩ, tư tưởng tiêu cực xuất hiện trong đầu bạn, hãy nhanh chóng xua tan chúng bằng cách tự trấn an bằng những lời lẽ tích cực, chẳng hạn: “Mình giải quyết được chuyến này. Bình tĩnh nào. Mình sẽ hoàn thành tốt đẹp bài thuyết trình này.”

Trong hầu hết các trường hợp, khán thính giả sẽ tích cực cổ vũ bạn nếu bạn nhanh chóng lấy lại bình tĩnh.

Sự cố thứ hai: Người nghe không quan tâm và nói chuyện riêng.

Khi bạn vừa bắt đầu phần chính của bài diễn thuyết, có hai người ngồi ở hàng ghế sau thì thầm trò chuyện với nhau và cười to đủ để những người khác nghe thấy. Dù bạn đã nhìn họ với ánh mắt yêu cầu họ ngừng lại nhưng họ vẫn tiếp tục nói cười. Đừng để họ làm cản trở bài diễn văn của bạn.
Việc không nên làm: Đừng to tiếng, cũng đừng nổi nóng hoặc la hét họ.

Việc nên làm: Nói với họ bằng một giọng vừa nghiêm khắc vừa thân thiện thế này:

Xin lỗi, mời anh/chị B ngồi ở hang ghế sau vui lòng chú ý một chút.

Hoặc bạn cũng có thể nói:

“Chẳng hay quý vị ngồi ở hang ghế sau có thể chia sẻ ý kiến của quý vị với chúng tôi không? Tuy chúng ta có rất ít thời gian, nhưng nếu quý vị có gì cần bổ sung vào những điều tôi vừa nói, quý vị cứ phát biểu, sau đó chúng ta sẽ tiếp tục. Nào, xin mời!

Đây có thể là cơ hội để những người muốn gây sự chú ý có điều kiện lên tiếng. Nếu họ chấp nhận lời đề nghị của bạn và bắt đầu đưa ra ý kiến, bạn hãy lắng nghe và khéo léo chấm dứt lời bình luận của họ.

Ví dụ, bạn có thể nói: “Thành thật cảm ơn ý kiến đóng góp của quý vị, bây giờ chúng ta sẽ tiếp tục trở lại vấn đề…”
Trong trường hợp cần đến thái độ quyết đoán hơn, bạn hãy nói chuyện riêng với họ, thậm chí bạn có thể tạm ngưng và cho mọi người nghỉ trong giây lát. Bạn đến gặp trực tiếp những người này và nói với họ bằng giọng lịch sự nhưng nghiêm khắc:

Tôi đã hai lần yêu cầu các bạn ngừng nói chuyện riêng. Các bạn làm cho những người khác mất tập trung. Vì vậy, làm ơn gác câu chuyện đó lại cho đến giờ giải lao. Nếu không tôi buộc phải yêu cầu các bạn rời khỏi đây.:

Sự cố thứ ba: Người chất vấn gây khó khăn cho bạn.

Một buổi hội thảo nọ, tôi từng bị một vị thính giả chặn ngay phần mở đầu bằng một câu hỏi bất ngờ như thế này: “Làm thế nào ông chứng minh được điều đó?” Tôi đã trả lời người đó thật ngắn gọn và một phút sau khi tôi đề xuất cách thức đơn giản để phá bỏ không khí ngượng ngập ban đầu, anh ta đã nói một cách mỉa mai rằng: “Tôi đã thử cách đó rồi, nhưng có vẻ như nó chẳng hiệu quả.”

Làm thế nào để ứng đối thông minh trước những lời vặn hỏi cố tình gây khó dễ có thể làm bạn mất bình tĩnh? Trước hết bạn cần biết rằng những người vạn hỏi bạn thường có 3 mục tiêu:

Một là, họ muốn thử sự tự tin của bạn

Hai là, họ muốn hủy hoại uy tín của bạn

Và ba là, họ muốn khoe khoang về bản thân

Việc không nên làm: Đừng phản ứng thái quá, làm ngơ, tranh luận, tỏ vẻ phòng thủ, mất bình tĩnh hoặc hạ nhục họ bằng những câu nói châm chọc, cho dù trong thâm tâm, bạn rất muốn làm thế.

Việc nên làm: Giữ bình tĩnh và tỏ ra hóm hỉnh. Nếu được hãy trả lời nhanh hoặc đưa ra một ví dụ nhằm hỗ trợ cho luận điểm của bạn. Việc này đủ để làm cho người đang truy vấn bạn phải im lặng.
Nếu họ vẫn tiếp tục vượt quá giới hạn cho phép, bạn hãy yêu cầu mọi người nghỉ giải lao trong ít phút. Sau đó hãy đi đến chỗ người đó, lịch sự mời họ đi theo bạn, sau đó đề nghị họ rời khỏi buổi hội thảo.

Trong trường hợp người phá ngang ấy là đồng nghiệp và việc gây rối ấy chỉ để cho vui, bạn cần làm gì? Bạn không thể mời họ ra khỏi phòng nhưng bạn có thể đến thẳng chỗ người đó, nói khẽ nhưng kiên quyết rằng: “Tôi thật sự rất lấy làm cảm kích nếu anh ngừng ngay việc làm gián đoạn bài nói của tôi."

Càng xử lý nhanh chóng những kẻ phá bĩnh bao nhiêu càng tốt bấy nhiêu cho bạn và khán thính giả của bạn. Suy cho cùng thì người ta đến là để nghe bạn nói, cho nên nghĩa vụ tiên quyết của bạn là đảm bảo quyền lợi đó cho các khán thính giả của mình.